Protocolo Familiar (I). Definición y Etapas para su implementación

La empresa familiar es una organización que goza de unas características singulares que la distinguen del resto, ya que coinciden en ella dos realidades totalmente contrapuestas, como son la familia y la empresa. Mientras que en el mundo empresarial todo tiende a medirse, con la meta de alcanzar ciertos objetivos, como puede ser la maximización de la riqueza del accionista, la familia se guía por vínculos consanguíneos, sentimientos, emociones, respeto y valores de índole normalmente subjetiva. Por tanto, cuando ambas patas se unen bajo la figura de la empresa familiar debemos diseñar un instrumento que sea capaz de prever y anticiparse a cualquier fuente futura de problemas entre los miembros de la familia empresaria. A esta herramienta la denominamos protocolo familiar.

Según el artículo 2 del Real Decreto 171/2007, de 9 de febrero por el que se regula la publicidad de los protocolos familiares, se entiende por protocolo familiar “aquel conjunto de pactos suscritos por los socios entre sí o con terceros con los que guardan vínculos familiares que afectan una sociedad no cotizada, en la que tengan un interés común en orden a lograr un modelo de comunicación y consenso en la toma de decisiones para regular las relaciones entre familia, propiedad y empresa que afectan a la entidad”. Por tanto, se puede decir que el protocolo familiar es el instrumento que blinda las fortalezas de la empresa familiar respecto a otro tipo de empresas, como son la visión a largo plazo, la toma de decisiones rápida y flexible o la existencia de unos valores éticos compartidos entre sus miembros; todo ello mediante el respecto y compromiso de la familia ante una serie de reglas y principios que garanticen la buena marcha de la empresa y la conservación en el tiempo del patrimonio familiar. Hay que observar al protocolo familiar como el documento que nos permite mantener en el tiempo la ventaja competitiva de la empresa familiar.

A la hora de ayudar a una empresa en la confección e implementación de un protocolo familiar, desde el Instituto Multidisciplinar de Empresa tenemos claro que cada cliente, en este caso la familia empresaria, necesita un protocolo único y específico, que venga a ser un traje a medida para la compañía. Al igual que no existen dos empresas idénticas, no debería haber dos protocolos iguales.

Al no considerar al protocolo familiar como un documento estándar que se implanta en la empresa, reviste de una gran importancia el proceso necesario para confeccionar el protocolo, debiendo considerar a este como el inicio de una comunicación intrafamiliar mucho más eficaz y frecuente, ya que a menudo en la fase de diagnóstico que realizamos a las empresas, nos damos cuenta de que el gran problema de muchas de las empresas familiares es la comunicación, más en concreto, la ausencia de esta. En definitiva, podemos decir que es este proceso el que aporta valor a la empresa y hará que la familia se mantenga unida, y no el simple hecho de confeccionar un documento que en sí mismo vale poco o nada.

A la hora de elaborar un protocolo familiar, la primera tarea que tiene el asesor en empresas familiares es la concienciación a la familia, en especial, al fundador o a los familiares de la generación que tenga el mando en la empresa. Frecuentemente se produce una resistencia, especialmente reflejada en el fundador de la empresa, para la redacción de un protocolo familiar, que se debe a varios factores, como el miedo del fundador al cambio generacional, el perder control o poder dentro de la empresa, la ruptura de la armonía familiar al abrir un proceso de este tipo o simplemente el aceptar el curso de la naturaleza.

Una vez superada esta primera barrera, la primera fase para la confección del protocolo sería realizar un diagnóstico de la empresa, con el objetivo de conocer las inquietudes de cada uno de los miembros de la familia. Para ello será necesario entrevistarse individualmente con los familiares que tengan algún vínculo con la empresa, siendo una de las primeras decisiones importantes ver quién debe formar parte del protocolo familiar y a quién debemos dejar fuera.

La segunda fase la denominaremos negociación. En ella el consultor se reunirá con todos los futuros firmantes del protocolo para abordar las temáticas que inquietan a las partes en relación a la empresa y que tengan una relevancia para el buen funcionamiento de la empresa y la familia. En esta fase hay que intentar alcanzar consenso y para ellos las partes deben entender que no hay vencedores ni vencidos, por lo que en algunos puntos habrá personas que tengan que ceder en beneficio de otros, y viceversa. En esta fase es donde florece el proceso de comunicación.

La tercera fase sería en la que el consultor con los acuerdos alcanzados, procede a elaborar un borrador para presentar a cada una de las partes para que lo revisen, siendo modificado en una reunión posterior todos aquellos puntos que consideren oportuno. Una vez introducido los cambios, se procede a la firma del documento por cada una de las partes.

No olvidemos que el trabajo aún no ha acabado, sino que hasta ahora hemos puesto únicamente la primera piedra en la estructura de la empresa familiar. Ahora, las partes deben comprometerse a implementar en la empresa y la familia los acuerdos adoptados en el protocolo y de dotar de una determinada eficacia jurídica a los acuerdos alcanzados en el mismo.

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