- Publicado: 26 Noviembre 2015
Actualización de las normas UNE-EN-ISO 9001 y UNE-EN-ISO 14001
Gustavo Lannelongue
Instituto Multidisciplinar de Empresa de la Universidad de Salamanca.
Irene García Alonso
ENUSA Industrias Avanzadas, S.A.
Introducción
En septiembre de 2015 la Organización Internacional de Normalización (ISO) publicó las versiones definitivas de las revisiones de dos de sus normas más implantadas: la ISO 9001 y la ISO 14001, que anulan y sustituyen las versiones precedentes (ISO 9001: 2008 e ISO 14001:2004). Los comités técnicos ISO/TC 176 en el caso de la ISO 9001 y el ISO/TC 207 en el caso de la ISO 14001 han trabajado durante los últimos tres años para llevar a cabo las actualizaciones con el objeto de establecer una estructura de alto nivel (HLS) para conseguir el alineamiento con el resto de normas ISO, facilitando así la implantación integrada de los sistemas de gestión en organizaciones de cualquier sector y aumentando el valor añadido eliminando costes.
Recordemos que estos estándares se basan en el ciclo de mejora continua PDCA y sus nuevas versiones comportan una clara orientación a los resultados y al rendimiento. Su intención es actuar como modelos actualizados de gestión para las organizaciones que entienden la calidad y la sostenibilidad ambiental como un factor estratégico. La aceptación internacional en la implantación de las normas ISO se debe al hecho de que una entidad acreditada por ENAC (Entidad Nacional de Acreditación) certifique la conformidad del sistema permitiendo a la organización demostrar su capacidad para proporcionar de forma coherente productos o servicios que satisfacen los requisitos del cliente y los reglamentarios aplicables. Además, confiere a las PYMES la oportunidad de situarse al nivel de las grandes organizaciones, equiparándolas en eficiencia y compitiendo en igualdad de posibilidades en ciertos mercados.
Cambios en las normas
Los cambios en ambas normas suponen modificaciones tanto en la estructura (Tabla 1) como en el contenido de las mismas. Entre las principales novedades en el contenido de ambas normas, cabe destacar el deber de la organización de identificar las partes interesadas y sus necesidades y expectativas convirtiéndolas en requisitos. Asimismo, se ha incorporado el término liderazgo, buscando incluir la gestión de calidad y la gestión ambiental en la gestión estratégica de la empresa y en los procesos de negocio, y el concepto de “riesgos y oportunidades” basado en el efecto de la incertidumbre sobre la actividad. Tan importante es prever las circunstancias que dificultan el logro de los objetivos (riesgos) como aprovechar las situaciones que puedan favorecer su superación (oportunidades de mejora y crecimiento).
Tabla 1: Nueva estructura de las normas |
ISO 9001: 2015 / ISO 14001: 2015 |
0 Introducción |
1 Objeto y campo de aplicación |
2 Referencias normativas |
3 Términos y definiciones |
4 Contexto de la organización |
5 Liderazgo |
6 Planificación |
7 Apoyo |
8 Operación |
9 Evaluación del desempeño |
10 Mejora |
Como novedad reseñable en ambas normas, la empresa debe ser proactiva en la comunicación interna y externa, no sólo en la adecuación de los contenidos, destinatarios y momento en el que se realizan las comunicaciones, sino también en un uso eficaz de las herramientas disponibles para ello.
Como resultado de la aplicación de los requisitos de la estructura HLS, se incorpora el concepto de “información documentada” en lugar de “documentos” y “registros”, lo cual debería reducir la parte burocrática de los sistemas de gestión. La organización tendrá más flexibilidad a la hora de determinar los documentos necesarios para la implantación del sistema de gestión y la sistemática establecida para el control de los mismos.
En relación a las modificaciones específicas de la ISO 14000, se produce un cambio de visión respecto al concepto de desempeño ambiental. Ya no solo se busca una mejora continua de sistema de gestión, sino también del desempeño ambiental de la organización incidiendo en su deber de monitorizar, analizar y evaluar su desempeño ambiental. La norma estipula un enfoque al ciclo de vida, considerando además de la identificación los aspectos ambientales de las actividades, productos o servicios, un análisis de las etapas que puedan estar bajo su control e influencia, esto es, adquisición de materias primas, diseño, producción, transporte, tratamiento al finalizar la vida útil, etc.
Referente a las novedades incorporadas en la ISO 9001, se refuerza la idea de que el pensamiento basado en el riesgo forma parte del enfoque a procesos. También se puntualiza la posible influencia de los factores sociales y psicológicos en el ambiente para la operación de procesos.
¿Cómo afrontar la transición?
Se abre ahora un periodo de transición, hasta septiembre de 2018, cuando las certificaciones de las versiones anteriores agotarán su vigencia. A partir de marzo de 2017 las certificaciones iniciales deberán realizarse respecto a la versión 2015 de ambas normas. Para afrontar una correcta transición es recomendable seguir los siguientes pasos:
- Familiarizarse con los documentos. Es importante tener un conocimiento exhaustivo de los cambios en las normas y por lo tanto de la nueva terminología y requisitos que se solicitarán en las posteriores auditorías de transición.
- Formación. Ese nuevo conocimiento debe ser extensible a todas las partes involucradas en la organización y así asegurar la toma de conciencia de la nueva situación.
- Evaluación previa. La organización debería evaluar el estado actual de su sistema de gestión para contrastar el grado de cumplimiento de los nuevos requisitos.
- Planificación. El punto anterior debería permitir una adecuada planificación y coordinación de los pasos a seguir para alcanzar una implantación progresiva de los cambios a los nuevos requisitos. Siempre que sea posible, es conveniente acordar con la entidad de certificación los pasos necesarios para la transición.
- Verificación. Una vez actualizado el sistema de gestión, el proceso debería culminar mediante auditoría interna que permitiese comprobar el nuevo despliegue del sistema para poder afrontar con garantías las posteriores auditorías de certificación.
Conclusiones
La razón que llevó a la revisión de las normas es que sigan siendo útiles y eficaces con el paso del tiempo. Por ello, se adoptan valores referentes a entender el conocimiento como un activo más, a la importancia de las personas en la organización, la adecuación de comunicación interna y externa, y a inculcar la concepción de la importancia de la calidad del producto o servicio y al liderazgo entendido como implicación de la alta dirección de las organizaciones en los sistemas de gestión.
Las actualizaciones realizadas en las normas ISO 9001 e ISO 14001 impulsan la aceptación de dos ideas fundamentales desde el punto de vista del nuevo enfoque. Por una parte, la integración de sistemas al compartir una misma estructura, una terminología básica y un lenguaje común. Por otro lado, un mejor encaje en los planes estratégicos, ofreciendo las normas una clara orientación a los resultados y demostrando que el sistema de gestión es eficaz. Todo ello supone un salto cualitativo en la adaptación de los estándares al contexto empresarial y las exigencias de calidad y compromiso ambiental demandadas hoy en día.